Vrijwilligers bij vzw Opendoek: dialoog tussen contactpersoon en toneelvereniging

OPENDOEK Amateurtheater Vlaanderen vzw, de overkoepelende organisatie voor alle amateurtoneelgezelschappen in Vlaanderen, miste een duidelijk uitgewerkt beleid voor de vrijwilligers die fungeren als contactpersoon tussen de organisatie en de theatergezelschappen. Op basis van observaties en aansluitende interviews onderzochten we in twee verschillende regioteams, Ieper en Antwerpen Zuidrand, hoe deze vrijwilligers hun opdracht momenteel uitvoeren en hoe dat efficiënter kan.

Eén van de grootste bevindingen uit ons onderzoek is dat het tijdstip waarop het contactmoment doorgaat niet geschikt is om problemen te bevragen. We maakten dan ook een onderscheid tussen waarderende gesprekken, die men kan voeren na de voorstelling, en ondersteunende gesprekken, die kunnen plaatsvinden enkele weken voor de première. In deze laatste soort komen twee belangrijke pijlers aan bod: ondersteuning en bevraging van problemen. Ons onderzoek toont aan dat bij toneelgezelschappen waar er nog regioteamleden actief zijn geen ondersteunend gesprek meer nodig is. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat de meeste contactpersonen een open houding hanteren tijdens de gesprekken, maar dat ze nog vorming nodig hebben om de ondersteunende gesprekken op een correcte manier te kunnen voeren.

Daarnaast gaven enkele contactpersonen aan dat de verslagen die ze moeten invullen na een contactmoment enkele vage stellingen bevatten. Wij stellen daarom het systeem van een semantische differentiaal voor. Dat zorgt ervoor dat de vrijwilligers dit deel van het verslag gemakkelijker kunnen invullen en dat het management via een vastgelegd puntensysteem de toneelgezelschappen kan onderverdelen in artistiek-sociaal.